Ziele setzen und erreichen – Schritt 3: Jahresplanung

Im dritten und letzten Teil meiner “Ziele”-Reihe nehme ich dich heute mit in meine Halbjahres- bzw. Jahresplanung. Da sich meine Methode in meinen Augen nicht auf einen Zeitraum von 6 oder 12 Monaten beschränkt, nenne ich sie in diesem Beitrag der Einfachheit halber Jahresplanung. Das ist kürzer und weniger umständlich als Halbjahresplanung. 😉 Aber wie gesagt: Du kannst diesen Prozess auf egal welchen Zeitraum anwenden, sei es 3, 6, 9 oder 12 Monate. 

Ich zeige dir außerdem, welcher einfache Mindset-Shift mir dabei geholfen hat, meine Flexibilitätsliebe und Planung zu vereinbaren, warum ich die Wahl des richtigen Zeitplansystems für wichtig halte und wie du deine Motivation bis zur Zielerreichung unterstützen kannst.

Bevor wir in den dritten Schritt der Jahresplanung eintauchen, möchte ich noch mal ganz kurz auf die vorherigen Schritte zurück schauen:

Schritt 1: Review
Du hast du einen Rückblick und eine kleine Review für das 1. Halbjahr abgeschlossen. Denn nur durch die Erkenntnis, was uns zu dem Punkt gebracht hat, an dem wir gerade stehen, haben wir die Möglichkeit, den weiteren Weg bewusst in Richtung unserer Ziele zu gestalten.

Schritt 2: Was willst du erreichen?
Du hast herausgefunden, was du in diesem 2. Halbjahr gerne erreichen möchtest und dein Big Picture vor Augen. Dein Leben besteht aus mehr als nur aus einem Bereich. Wenn alle deine Ziele an einem Strang ziehen, wird es leichter, sie zu erreichen.

Hast du dir die Inhalte und Ergebnisse der beiden vorherigen Schritte wieder hervorgeholt?
Dann lass uns loslegen mit der Planung deiner Ziele für die nächsten Monate!

Ziele setzen und erreichen – Schritt 3: Jahresplanung

Ich habe für mich irgendwann festgestellt, dass sich das feste Einplanen von Zielen über einen längeren Zeitraum für mich nicht gut anfühlt. Ich hatte den Eindruck, dass es mir unrealistisch erscheint und mich vor allem meiner heißgeliebten Flexibilität beraubt. Ich habe aber auch feststellen dürfen, das Planen und Flexibilität sich nicht ausschließen müssen. Ich brauche einfach einen Plan, der *räusper* nunja – flexibel ist. 😉

Für den Einstieg in einen flexiblen Plan lass uns heute deine wichtigsten Ziele – du erinnerst dich: die Hebelziele aus Schritt 2 – zunächst in einen Jahresentwurf gießen.

Was unterscheidet den Jahresentwurf vom Jahresplan?

Im Grunde geht es dabei nur um ein Umdenken, einen Mindset-Shift.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass wir zu oft bei unseren Planungen mit der Erwartung starten, dass unser Plan direkt von der 1. Minute an sitzen muss und keine Fehler oder gar Änderungen zulässt. Er ist schon festgezurrt, steif und unveränderlich, bevor wir ihn überhaupt fertig gestellt haben.

Zumindest habe ich persönlich dies all die Jahre so empfunden, bevor ich “einfach” umgedacht habe. Und meine Planung mit einer anderen Haltung begonnen haben. Nämlich mir bewusst die Haltung “erlaubt” habe, erstmal einen groben Entwurf zu erstellen. Und dieser Entwurf muss nicht perfekt und sofort fertig und in Stein gemeißelt sein (und damit direkt als Grabstein für meine Motivation dienen; wie ätzend und schwer wir es uns oft selber machen?!).

Ein Entwurf deines Jahres (oder Halbjahres) ist eben dies: Ein Rumspielen mit den Möglichkeiten, im Grunde ein bisschen wie Tetris.
Fühlt sich diese Vorstellung nicht gleich viel leichter und spaßiger an?! Mir geht es auf jeden Fall mit dieser veränderten Haltung und Herangehensweise so. Und dir ab jetzt vielleicht auch. 🙂

Dieser bewusste Entwurfsmodus soll dir helfen, spielerisch und flexibel deine theoretischen Überlegungen realistischer werden zu lassen: Wann kann ich mein Vorhaben realistisch betrachtet noch in diesem Jahr umsetzen?

Ich finde, dieses Entwurfsstadium lässt ausserdem super gut unrealistische Ballungszeiten genauso sichtbar werden, wie ungenutztes Zeitpotential. Und mit dieser Erkenntnis lässt sich doch prima schon präventiv dein Zeitplan entzerren.

Was du direkt beim Entwerfen deines 2. Halbjahres machen kannst – ok: und solltest! – ist, direkt auch andere wichtige Termine mit einzubeziehen.

Eine Reihenfolge, die ich als hilfreich empfinde, ist folgende:

1. Urlaub und Erholungstage
   Kurze, häufige Erholungseinheiten sind übrigens erholsamer als laaaange Urlaube (Back on Track BB LINK)
2. weitere fixe Termine (Geburtstage, Aufträge etc.)
3. Weiterbildung
4. Pufferzeiten mitbedenken und fest einplanen genauso wie
5. Erholungszeiten vor und nach Projekten

Gantt-Diagramm zur Jahresplanung

Was ich in meinen Selbstorganisations-Coachings oft festgestellt habe, das oft nicht das richtige Zeitplansystem genutzt wird.

Ausschliessliche einen Wochenkalender oder gar Tageskalender für deine (Projekt)Plangung zu verwenden kann oft dazu führen, dass du dir in diese kleinen Zeiteinheiten, die vermeintlich frei aussehen, zu viele langfristige Verpflichtungen rein packst. Dein Überblick geht verloren und am Ende stehst du irgendwann mit zu vielen Projekten oder Verpflichtungen auf einmal da.

Ein Jahresplan, am besten in Anlehnung an ein Gantt-Diagramm, kann dir hingegen genau aufzeigen, wie lange ein Projekt geht und welche zeitlichen Vakanzen du daneben noch für weitere Projekte hast – oder eben auch nicht.

Ein Gantt-Diagramm ist ein Instrument aus dem Projektmanagement und im Grunde ein Balkenplan. In diesem Balkenplan kannst du grafisch die zeitliche Abfolge von Aktivitäten bzw. Projekten in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellen.

Dafür kannst du ganz simpel einen Papierwandkalender nutzen oder dir eine Exceltabelle erstellen, wenn du es lieber digital magst. Du brauchst dafür kein fancy Programm, in das du dich zeitfressend einarbeiten “musst”.

Hilfreich ist bei der Nutzung von so einem Plan auch, bei mehreren parallel laufenden Projekten Color Coding zu nutzen. Das bedeutet, dass jedes Projekt eine feste Farbe bekommt und so schnell auf einen Blick erfasst werden kann. Ich arbeite seit Jahr und Tag in jedem Kalender mit Color Coding. Das mache ich nicht nur in meinem Jahreskalender so, der bei mir ganz oldschool als Papierversion an der Wand hängt und den ich für meine grobe Planung verwende. Sondern auch in meinem digitalen Kalender, den ich für die Feinplanung nutze.

Apropos Feinplanung: Ein Jahresplan ist in meinen Augen nicht unbedingt so gut geeignet für eine detaillierte Quartals-, Monats, oder gar Wochenplanung. 

Meiner Meinung nach eigenen sich dafür andere Zeitplansysteme wesentlich besser. Je nach abzubildendem Zeitraum könntest du einen Quartals-, Monats-, Wochen- oder Tageskalender nutzen.

Spiele mit deinem ersten Jahresentwurf so lange rum, bis es passt! Und denk auch immer an dein Big Picture: Bildet dein Plan dein Big Picture ab? Oder um es mal mit anderen, vielleicht noch deutlicheren Worten zu sagen: Bildet dein Kalender das Leben ab, das du leben willst?

Sobald dein Entwurf passt, kannst du ihn zu deinem Plan deklarieren (der sich natürlich trotzdem weiter deinem Leben anpassen darf und sollte!).

Jahresplanung and beyond – wie du deine Motivation weiter bei Laune hältst 

Nach der Erstellung deines Jahresplanes kannst du deiner Motivation noch etwas Gutes tun. 

Mit deinem Bic Picture hast du bereits eine gute Grundlage für Ziele gelegt, die dich wirklich motivieren (sollten 😉 ) und die vor allem alle im Einklang miteinander für dich arbeiten.

Um dich trotzdem für die Talfahrten zu “wappnen”, die es auf jeder Ziel-Reise gibt, habe ich abschließend noch ein paar Anregungen für dich. Du kannst zum Beispiel

• dir das gute alte Visionboard zu Nutze machen und eines mit deinen Zielen darauf erstellen.
• ein Wort, Thema, Zitat, Motto für die nächsten Monate überlegen (und es mit auf dein Vision Board packen).
• passende Affirmationen für deine Ziele entwickeln.
• gemäß Be-Do-Have-Modell überlegen, wie die Version von dir ist, die sich auf dich am Jahresende freut und mit dir auf deine Erfolge anstoßen will.

Auf dich und deinen Erfolg!

Schreib mir in die Kommentare, wie sich dieses Vorgehen für dich anfühlt! Leichter? Hast du eh schon immer so gemacht? Hast du noch einen persönlichen Hack bei deiner Planung, den du mit uns teilen kannst?

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Diese Beiträge können dir ebenfalls bei der Planung deiner Ziele helfen:

Ziele erreichen im 2. Halbjahr – Schritt 1: Review

Ziele setzen – Schritt 2: Was will ich erreichen?

SMART SCHEDULE – Mehr Zeit für dich & deine Projekte

[UPDATE] Die ultimative Kalenderliste- 23 Kalender für dein organisiertes Leben

Ordnung im Kopf – Wie du in 3 Schritten Ruhe in dein Gedankenchaos bringst